怎样处理好会议管理工作
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如何处理好会议管理工作
[摘要]：会议是各级各类机关管理的重要手段之一，任何机关要实施领导和管理，都离不开会议，有会议必有会议工作。加强会议管理工作，对于改进机关工作作风，提高工作绩效，发挥它在现代管理活动中具有积极作用。
现当代的会议，就是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。会议是各级各类机关进行决策的重要工具，是集思广益、交流信息的重要方式，是协调工作、解决矛盾的有效手段。任何机关要实施管理，都离不开会议,有会议必有会议工作。做好会议工作，对于改进机关工作作风，消除“会灾”，提高会议效率，发挥它在现代管理活动中的积极作用，具有十分重要的意义。因此对秘书人员来说，会议管理是主要的工作之一。
[关键词]：秘书会议管理工作
一、会议的主要内容及作用
现在，会议在我们的生活中有着非常重要的作用。人们总是通过会议对许多重大问题进行拍板定案,进行决策，用以指导工作顺利进行。也可以通过会议对各种信息进行交流碰撞，举一反三，取长补短，就许多问题取得共识，形成更高价值的意见。还可以通过会议收集各种信息，拟出各种可行方案，并进行反馈调
节。会议也是统一各级领导思想，协调各个业务部门工作的有效手段之一。一般规模小、会期短的会议，会议管理工作的内容就相对简单些；而规模大、会期长的会议，会议管理工作的内容就会非常复杂。如果按时间顺序划分，可以将会议管理工作分为会前的准备工作、会中的服务工作、会后的收尾工作。
会议工作的管理需要耐心、仔细，需要对会议管理工作流程有基本的了解。随着会议的普遍，会议管理工作中也存在着很多问题，下面我就来说说会议管理中存在的问题。
二、会议管理工作中出现的问题
会议管理，看似简单，但真正把它做好，却是对秘书或者其他办公人员来说是件比较头疼的事情。业界流行一句话，叫做：“会而议，议而决，决而行，行而彻。”这句话读起来琅琅上口，简明扼要，亦有一些企业将之张贴会议室一偶，但是真正将会议管理做好，绝非易事。在实际工作中，要不就是会而不议，或者就是议而不决，或者决而不行，凡此种种，皆存业界。
这些细微的不足之处，正是影响整个会议管理的关键因素。从整体看：
（一）会议过多，会期过长，经济浪费严重
有些领导认为开会是解决一切问题的灵丹妙药，一遇到问题就开会，对会议的目的不明确，对为什么要开会、开会要达到什么目的和取得什么结果此类问题没有明确的回答就贸然开会，这样势必造成会议的失控，从而产生消极作用。还有些会议一开起来没完没了，本来半个小时就该有结果、就能把问题说清楚的会议非要开二、三个小时，殊不知人的精力毕竟有限，并要受生物钟影响，台上人兴致盎然高谈阔论的时候，台下人早已无心恋战。会期越长，费用越多。从我国目前的现状来看，从上到下普遍存在着会议过多、会议会期过长、会议规模过大、会议质量不高的问题。“会海”已成为机关工作的一大“公害”。它的危害只要有三方面：与会者时间、精力的浪费，精力浪费和信息的重复和浪费。
（二）与会者关系不融洽
与会者由于知识结构、文化素质、个人阅历、所处地位及部门的不同，对同一问题难免有不同看法，产生意见分歧。如果不能正确对待和妥善处理意见分歧，则有可能产生冲突，进而影响会议的正常进行，降低会议的效率，甚至使会议目
标无法实现。
（三）会议环境不适合
不利的环境的主要表现为：周围环境嘈杂，室内气候条件不佳，视听视觉辅助设备效果不佳，室内空间狭小，坐椅不舒服，灯光昏暗，手机铃声不断，等等。这些都会影响与会人员的心情，降低会议的效率。
（四）工作态度不端正
工作人员态度散漫，经常用敷衍的态度来对待工作，会擅自脱岗，推卸责任，造成不能及时传达上级重要指示、会议精神或反映会议发生的重大紧急事情，导致会议效率低下。
这些会议问题正是导致整体会议目的未能实现，效率低下的结果
三、会议管理存在问题的成因分析
（一）没有明确会议的目的
由于会议的目的不明确，所以每次开会都解决不了问题。有的会议虽然有目的，但目的过于抽象和空洞，同样也收不到应有的效果，因此只能增加开会的次数。过多的会议，使领导者陷入会海之中，以致影响各级组织的正常工作。据统计，我国许多秘书或秘书部门大量的工作时间都用于承办各种会议，许多领导一生大部分工作时间被各种会议占用。当前，就有很多会议都是层层开，层层传达，贯彻同一件事情，为开会而开会，走过场，搞形式，本来三言两语就有结果的问题，却要人们反复讨论、争辩，不仅造成信息流通的重复、交叉和浪费，同时更浪费人们的时间和精力，还有可能引发新的矛盾，产生新的问题。这种流于形式的会议开得过多，势必造成领导干部脱离群众，高高在上,成为官僚主义者。
（二）没有选择合适的会议地点
秘书人员及秘书机构没有根据会议的大小，选择合适的场地，造成会议经费的浪费。据统计，我国会议经费，在计划经济时期，虽有审批等方式制约，但呈逐年上升趋势；现今，在市场经济大环境下，会务费的膨胀，会议档次的提高，更使会议经费上升加快。特别是现在不少会议，地点选在旅游胜地及豪华酒店，把开会与旅游结合起来，把开会与滥发昂贵的纪念品结合起来，往往大摆宴席，比档次、比规模。由此，乃至滋长不正之风，甚至出现利用会议敛财，收取各种
名目的赞助费、会务费、广告费，,给国家和组织带来很大的浪费。
(三)工作人员没有尽责做好工作。
主要表现在以下几方面：一是不及时告诉与会者召开会议的目的，致使大家无法清楚的知道会议的主体。二是不准时到场。有些领导不以身作则，开会时经常迟到，浪费大家的时间。三是官气十足。有些领导开会时讲话内容空洞，装腔作势，官腔十足。四是搞形式主义。有些会议表面上是为听取大家的意见，但最终还是领导说了算。五是“控制”会议。有些领导在会上把大部分时间用在讲一些无关紧要的话上，谈到关键问题时又闪烁其词，东拉西扯，回避主要问题。还有些领导喜欢借助一些信号，如看手表、打哈欠、插话，来显示自己时间紧、地位重要。
四、正确处理会议管理工作的对策和方法。
（一）做好会议前的准备。
有“会而议，议而决，决而行，行而彻”这句话，其实前面要加上另外三个字，就是“备而会”即准备会议。在召开会议之前如果没有做好会议准备，那么还不如不要开会，这样的会议注定是一个失败的会议。因此，会议召集者必须做好会议准备工作。会议通知内容里须写明会议时间，会议地点，与会者，会议讨论主题，如果要求与会者携带笔记本或者汇报材料等，也必须在会议通知中备注说明。如此，与会者方可有备而来。
（二）确定会议目标，提高会议质量。
开会要讲究会议质量。开会打电话、开会抽烟耳语，开会迟到早退，开会时间过长，会上不说，会后发牢骚等现象，都是会议质量不高，会风不好的典型例子。
首先，一般会议召开过程中必须规定三个角色：一是主持人，二是记录人，三是调度人。这三个角色中，会议主持起到一个主线的作用，其职责是宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。调度人，起到把握整个会议主题，以防跑题的作用。一般由与会者中职位最高者担任，负责控制会场秩序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣。可以在会议中设一个"停车场"，将相关的在此次会议上一时无法得出定论的议
题，暂时放入"停车场"，留到以后机动的时间里讨论，以避免影响会议的进程。在很多时候这个"停车场"是非常有用的。记录人，详细记录会议的要点和细节，准备会议纪要，以便于会后做出客观的会议评估。记录人起到一个支持的作用，负责准确记录会议的要点并发放会议纪要，最后确认执行人及完成时间。
其次，制定会议制度，严格会议纪律。有一家企业在会议制度中采用了一个“现场捐款”的方式，规定：与会者每迟到一分钟，现场捐款10元；会议过程中，电话铃声每响一次，现场捐款10元，手机等通话工具必须处于震动状态或者关机状态。为什么要突出“现场”两字？因为执行一个制度必须要求快捷迅速，这样被处罚者才能在第一时间里知道错误所在，处罚不是目的，而是让受罚者不要犯下同样的低级错误。
此外，开会切忌条条框框。有些会，一走进会场就能感受到一种死气沉沉的氛围。与会者害怕在会场上发表自己的看法，害怕自己的观点得罪了对方，于是就选择了沉默。但是等到会议一结束，就会满腹牢骚。而有些会氛围却刚好相反，与会者各抒己见，滔滔不绝，有时候为了一个问题争得面红耳赤，拍桌子瞪眼睛的，张三把他的观点阐述着自己的观点，李四据理坚持自己所想的方案，此时由主持人或者调度人决定采用哪个方案，不管接受谁的方案，但是走出会议室，大家还是喜笑颜开，都能够严格去执行会上决定的方案。
同样是开会，前者带来的是恶性循环，后者带来的是良性循环，只要形成了良好的会风，那么很多扯皮的问题就会迎刃而解，这就是“会而议，议而决，决而行”
（三）正确选择的会议形式。
会议特别耗费时间、人力、财力、物力，在某些情况下，会议并不是沟通信息的最佳方式，也不是任何问题都可以通过开会来解决，所以，每次开会前都有必要对开会的必要性进行质疑，做到能不开的会坚决不开，可开可不开的会尽量不开，必须召开的会尽量少开。一般平常的会议，都是采用几个与会者聚在一个会议室里开会的方式进行，我们称之为“会场式”会议。“会场式会议”场地应该选交通便利，大小合适，场地租借的成本合情合理的地方，会场布置的简洁大方即可。随着信息技术的发展，会议形式也越来越多，会议的档次也显得越来越高。诸如“电视电话会议”等新兴词汇纷至沓来。现在，QQ、MSN、SKYPE等
聊天工具上都设有“邀请”的功能，无论与会者在北京、上海，还是在美国、欧洲，只要约定统一的时间上线，互相邀请，就可以立即在聊天工具上进行开会了。加之视频设备，与会者之间都可以听到对方发言，而且可以看到彼此，会议效果一点不亚于“会场式”会议。这种会议方式，因为完全依托网络存在，节省了差旅费、会议材料成本费等各种费用，简便而经济，我们称之为“网络式”会议。
（四）周到的服务。
会议工作的本质就是为会议服务。周到服务既是开好会的重要条件,也是会务人员作风的体现。这一原则要求全体会务人员都要热情地为会议服务,为与会人员服务。做到热情接待与会人员,周到安排工作与会人员的食宿,搞好医疗保健和文化娱乐活动,想方设法购买与会人员的返程车、船、机票,和蔼解答与会人员提出的问题,主动征求与会人员对会务工作的意见,努力为与会人员创造一个良好的生活环境,使他们集中精力开好会议。
（五）不可忽视会议的检查工作。
会议组织者除了通知、组织会议外，还有一个任务就是保证会上决定的工作任务得到全面贯彻。很多企业开会，会上决定的事情很多，但是往往不当场明确工作任务的完成时间，导致会后工作任务迟迟不能完成。所以，支持人在会上在充分讨论一个事情后，必须马上决定此事的负责人、需要协调的部门以及完成时间。接着，会议组织者在会议结束后要检查督办各项事情的完成情况，只要做好了检查（check）这个环节，会议管理才最终真正告一段落。
(六)注重会议保密工作。
组织任何规模的会议，秘书部门都要高度重视会议的安全保密问题,切不可掉以轻心。大型会议应该根据会议的性质和安全任务的轻重,专门设立会议安全保卫组。确保会议的安全,就是保证与会人员的人身安全和会议文件安全。会议工作人员要切实履行职责，加强会议的保密管理，对会议文件、资料要登记发给会议代表，需要集中管理的文件，会议休会期间要及时收回。会议结束时，应将涉密会议文件统一收回，允许与会代表带回的，需要发给有关单位的，按有关携带国家秘密载体的规定执行。
四、总结
会议管理工作是秘书人员重要工作之一，需要有细心、耐心的品质。秘书工作人员如果能很好的处理会议管理工作，那么会给所在的组织一定帮助。在现代社会,会议的后勤服务和接待服务等工作日益完善,呈现多元化趋势,新型的会展公司的出现,彻底改变了会议后勤服务和接待服务等工作由秘书或秘书部门承担的局面。不过这也为秘书或秘书部门更要注重加强会议管理工作,合理安排会议、科学地进行经费预算提出了新的要求。
[文献参考]：
郝懿，《试析秘书如何加强会议管理工作》，黄冈职业技术学院党委宣传部，2008年版
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